Reduzir o custo de cobrança de uma empresa é um desafio constante para as pessoas que a administram, já que é preciso que este setor seja bem estruturado, pois ele é um grande aliado no combate à inadimplência no seu negócio.

Mas é preciso buscar essa redução dos custos de forma responsável, ou seja, não deixar que o corte interfira na qualidade do serviço e assim venha a diminuir o percentual de recebíveis dos seus clientes, estejam eles ou não em atraso com sua empresa.

Neste artigo, vou te mostrar 5 dicas de como você poderá reduzir o seu custo de cobrança sem impactar a continuidade do trabalho da sua equipe.  

1 – Preze pelo bom relacionamento com seu cliente

Ainda que o seu cliente esteja inadimplente com sua empresa, jamais você deve ignorar o que ele tem a dizer ou o tratar diferente dos demais. Busque ouvir qual a dificuldade que ele tem enfrentado e o que está ocasionando o atraso no pagamento.

Tenha um histórico do seu cliente, analise a situação da cobrança, esteja disposto a negociar de uma forma que não venha a impactar no seu fluxo de caixa, mas também ofereça uma condição realista que ele possa pagar.

Desta forma você mantém o bom relacionamento com ele, aumenta as possibilidades de finalização do processo com um resultado positivo.

2 – Tenha processos claros de cobrança

O que acontece com o seu cliente quando ele recebe a sua cobrança? Ele é lembrado do vencimento? E depois do vencimento, caso o débito não tenha sido pago, qual o procedimento adotado por sua empresa? 

É preciso que você analise periodicamente o seu processo de cobrança. Faça um mapeamento dele, desde o primeiro e-mail que é enviado, até mesmo o que será feito após o vencimento.

Faça um ranking dos seus pagadores e envie lembretes de “pré-cobrança” para aqueles que tendem a atrasar seus pagamentos com uma certa periodicidade. Veja qual a melhor forma de faturamento, de repente para alguns clientes funcionam melhor o pagamento através de boleto bancário do que transferência, por exemplo.

O importante é você ter um processo claro de cobrança, facilitar o pagamento e assim reduzir a sua inadimplência.

Uma forma de proporcionar esta facilidade ao seu cliente e também reduzir custos, é utilizando a cobrança recorrente, seja ela para recebimentos de mensalidades ou compras parceladas, mas também na negociação da dívida em atraso. Você precisará somente gerar um boleto e configurar o sistema para que o mesmo envie os demais para o seu cliente, de acordo com a periodicidade que foi acordada entre as partes. Este boleto será com o mesmo dia de vencimento e valor.

Leia também: Entenda como funciona o pagamento recorrente via boleto.

3 – Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é uma das maiores parceiras quando o assunto é a redução de custo de cobrança. Ela gera integração de dados e automatiza processos que antes eram feitos através de ação humana. Desta forma, ela reduz os erros e otimiza recursos.

Muitas empresas têm usado o envio de mensagens de cobrança para seus clientes, seja por SMS ou através do WhatsApp. Além de ajudar na redução dos custos, por ser mais barato do que uma ligação telefônica, as empresas especializadas em cobranças têm validado que o envio de mensagens ajudou no aumento da taxa de conversão nos recebimentos dos clientes.

O telefone ainda é um aliado no processo de cobrança, mas o espaço que vem perdendo não está ligado somente com o seu custo, mas também com o auto índice de chamadas de telemarketing, fazendo com muitas pessoas deixem de atender as ligações por pensarem ser de empresas que estão ligando para oferecer produtos.

O uso da tecnologia nos dias atuais é indispensável no seu negócio.

4 – Renegocie suas tarifas

Muitas empresas oferecem boleto bancário e cartão de crédito como forma de pagamento para seus clientes. É importante que realmente ofereça várias opções de pagamento, mas também é primordial que esteja pagando uma tarifa reduzida com suas cobranças.

Normalmente os bancos cobram várias tarifas para o recebimento através de boleto, sendo liquidação, cancelamento, manutenção de título vencido e alguns bancos cobram inclusive pela emissão do boleto.

Utilizar um sistema intermediador de pagamento certamente te ajudará da redução do custo de cobrança, uma vez que estes sistemas, como o Padmoney, cobram somente pela liquidação do boleto e ainda assim com uma tarifa bem inferior às praticadas pelos bancos.

Veja 6 coisas que um sistema de cobrança automatizada pode fazer por você.

Não seja conservador ao ponto de utilizar somente o sistema bancário, o mercado oferece boas alternativas e assim você poderá reduzir drasticamente o seu custo de cobrança.

5 – Terceirize serviços, se necessário

Muitas empresas, na busca pela redução dos custos de cobrança, terceirizam este setor, deixando na mão de empresas especializadas no assunto. Isso possibilita uma maior taxa de conversão gastando menos.

Quando se opta por terceirizar o serviço de cobrança, a empresa contratada costuma contar com excelentes estratégias e também com as melhores tecnologias disponíveis no mercado voltadas para este tipo de atividade.

Com elas, você aumenta as chances de receber dos seus clientes inadimplentes ou até mesmo recuperar valores que considerava perdido de forma mais rápida, eficiente e gastando muito menos.

Para reduzir os custos de cobrança do seu negócio é preciso ter coragem e sair do conservadorismo que muitos empreendedores possuem. Desta forma você poderá visualizar em que pontos é possível cortar os excesso e otimizar todas as atividades deste importante setor da sua empresa.